O Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) publicou o Ajuste SINIEF Nº 2, de 11 de abril de 2025, que altera significativamente o prazo de guarda dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos. A partir de 1º de maio de 2025, o prazo de retenção desses documentos passa de 5 para 11 anos (132 meses), contados a partir da data de autorização do documento fiscal.

Essa nova obrigação impacta diretamente empresas, contadores e profissionais responsáveis pela escrituração e gestão fiscal, especialmente no que se refere à manutenção e ao arquivamento digital dos documentos fiscais.

O que determina o Ajuste SINIEF Nº 2/2025?

O Ajuste estabelece que os arquivos XML — registros digitais que asseguram validade jurídica aos documentos fiscais eletrônicos — devem ser mantidos por 11 anos, ampliando o prazo vigente de 5 anos, alinhado até então ao período de prescrição tributária previsto no art. 174 do Código Tributário Nacional (CTN).

Essa mudança busca aumentar a segurança jurídica, facilitar auditorias retroativas e ampliar a eficiência dos processos de fiscalização, especialmente diante da crescente digitalização das relações comerciais e da gestão tributária.

Quais documentos estão abrangidos?

A nova regra aplica-se a 10 modelos de documentos fiscais eletrônicos, a saber:

• NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
• CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
• MDF-e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
• NFC-e – Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
• BP-e – Bilhete de Passagem Eletrônico
• NF3e – Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica
• CT-e OS – Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços
• GTV-e – Guia de Transporte de Valores Eletrônica
• DC-e – Declaração de Conteúdo Eletrônica
• NFCom – Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica

Diferença entre guarda de documentos e prescrição tributária

É fundamental não confundir os conceitos:

• Guarda de documentos (11 anos): Refere-se ao prazo em que os contribuintes devem manter os arquivos XML disponíveis para apresentação em caso de fiscalização ou comprovação de operações.
• Prescrição tributária (5 anos): É o período legal no qual o Fisco pode exercer o direito de cobrar créditos tributários decorrentes de obrigações principais e acessórias.

Exemplo: Uma NF-e emitida em junho de 2025 poderá ser objeto de cobrança fiscal até junho de 2030. No entanto, o XML correspondente deverá ser mantido até junho de 2036.

Como realizar o armazenamento dos arquivos?

A legislação permite que cada unidade federativa defina os meios e tecnologias de arquivamento. Contudo, recomenda-se adotar soluções seguras e compatíveis com as exigências fiscais, tais como:

• Serviços de armazenamento em nuvem confiáveis
• Servidores próprios com backup automatizado
• Softwares de gestão fiscal integrados, como o InvoiSys ou equivalentes

Por que a exigência foi ampliada para 11 anos?

A extensão do prazo de guarda visa reforçar os mecanismos de controle fiscal, assegurar transparência nas operações e permitir acesso prolongado a dados fiscais relevantes. O avanço tecnológico e o custo reduzido do armazenamento digital também contribuíram para a viabilidade dessa exigência.

Conclusão

A entrada em vigor do Ajuste SINIEF Nº 2/2025 representa um rigor maior na política de controle fiscal digital no Brasil. Empresas e profissionais da área devem revisar suas rotinas de arquivamento e conformidade, a fim de atender integralmente à nova norma.

Fonte: CONFAZ